Як створити базу знань для чат-бота з власних документів: розділ “Документи” в Binom
База знань для чат-бота в Binom – це розділ "Документи": сюди ви завантажуєте регламенти, прайси, інструкції та описи послуг, а Binom відповідає клієнтам на їх основі, а не "з голови". Клієнт отримує точну відповідь за вашими правилами в будь-який час, а ви не пишете сценарії вручну. Документи додаються на сторінці "Документи", через діалог із Тьютором або імпортом з Google Drive.
Якими способами завантажити документи в ШІ
| Спосіб | Де | Коли зручно |
|---|---|---|
| Завантаження файлу | Документи → "Завантажити файл" | Є готові файли на комп'ютері |
| Діалог із Тьютором | Тьютор → прикріпити файл до повідомлення | Хочете одразу пояснити, що в файлі головне і як його застосовувати |
| Google Drive | Документи → "Імпортувати файли Google Drive" або "Імпортувати папку Google Drive" | Матеріали зберігаються в хмарі та регулярно змінюються |
| Notion | Інтеграції → Notion | База знань компанії ведеться в Notion |
Тьютор – вбудований наставник Binom: у діалозі з ним ви розповідаєте про компанію та передаєте матеріали, а він перетворює їх на знання для вашого ШІ-співробітника.
Як завантажити документ на сторінці "Документи"
- Відкрийте Документи у лівому меню кабінету.
- Натисніть "Завантажити файл" і виберіть файл. За раз завантажується один файл.
- З'явиться повідомлення "Документ успішно завантажено", а файл – у списку зі статусом "Очікування" або "В обробці".
- Дочекайтеся статусу "Проіндексовано": з цього моменту Binom використовує документ у відповідях. Над списком у цей час показується підказка "Обробка завантажених документів може займати деякий час."
Підходять звичайні робочі файли, наприклад PDF і DOCX: спеціально переписувати тексти не потрібно (детальніше – чи потрібно готувати тексти для навчання). Якщо формат не підтримується, з'явиться "Цей тип файлу не підтримується".
Як передати файли через Тьютора
- Відкрийте Тьютор.
- Прикріпіть файл кнопкою "Прикріпити файл" біля поля введення або перетягніть файли у вікно чату. Підходять PDF, DOC, DOCX, TXT і зображення JPG, PNG, GIF розміром до 30 МБ.
- Напишіть, що це за матеріал і як його використовувати: наприклад, "Це прайс на послуги з 1 жовтня, старі ціни більше не діють".
- Тьютор повідомить "Прикріплено файлів: …". Якщо файл не підійшов за форматом або розміром, з'явиться "Пропущено … файлів: непідтримуваний формат або завеликий розмір."
Як імпортувати документи з Google Drive
Кнопки "Імпортувати файли Google Drive" і "Імпортувати папку Google Drive" з'являються на сторінці Документи після підключення облікового запису в Інтеграції → Google Drive. Вибрані файли та папки оновлюються автоматично кожні 15 хвилин. Якщо підключення немає, підказка біля кнопки повідомить: "Підключіть Google Drive в розділі Інтеграції, щоб використовувати імпорт документів."
Документ чи картка: що обрати
Документи – основний обсяг знань: регламенти, каталоги, інструкції. Якщо ж потрібно закріпити один точний факт, який важливіший за все, що написано у файлах (наприклад, "Директорку звати Ліда", хоча в старих документах згадуються інші імена), створіть картку знань. Картка – пріоритетне знання: у разі суперечності з документом Binom спирається на неї.
Як перевірити, що Binom використовує документ
- Переконайтеся, що у документа статус "Проіндексовано".
- Відкрийте новий діалог, наприклад в режимі інкогніто. В уже відкритих діалогах перевіряти не потрібно – так радить сам кабінет.
- Поставте запитання, відповідь на яке є лише в цьому документі.
Якщо відповідь застаріла, дивіться чому бот відповідає за старими даними. Повна перевірка перед запуском – як протестувати ШІ-співробітника.
Як видалити або знайти документ
У Документах є пошук "Пошук за назвою", фільтри "Тип" і "Стан" та добірки "Усі", "Потребують уваги", "В обробці", "Мої". Щоб видалити документ, натисніть значок "Видалити" в його рядку і підтвердіть. Кілька документів видаляються позначками та кнопкою "Видалити вибрані". Документ, яким ви поділилися з іншим Binom, видалити не можна, доки доступ відкрито.
Можливі проблеми
Статус "Помилка" у документа
Розбір причин і рішень – статуси індексації документів і помилки.
"Ліміт сховища майже досягнуто…"
Що перевірити: попередження з'являється, коли зайнято 90% місця для документів; при повному заповненні кнопка "Завантажити файл" стає неактивною.
Що зробити: видаліть застарілі або повторювані документи.
Як зрозуміти, що вирішено: попередження зникло, кнопка "Завантажити файл" активна.
Кнопок немає або з'являється "У вас немає прав для керування цим розділом."
Що це означає: додавати, змінювати і видаляти знання можуть лише користувачі з рівнем доступу Власник, Адміністратор або Редактор обраного Binom. Оператор і Глядач бачать розділ без кнопок зміни.
Що зробити: попросіть власника облікового запису надати вам рівень Редактор або вище. Докладніше: рівні доступу в команді.
Як зрозуміти, що вирішено: після оновлення сторінки кнопки додавання стали активними.
Якщо проблема не вирішилася, напишіть на support@binomai.com або в чаті з Тьютором "Хочу поговорити з людиною". Вкажіть назву Binom, назву файлу або картки і додайте скриншот повідомлення.
Як ще питають
Чи можна навчити чат-бота на своїх документах?
Так. Завантажте файли в Документи або передайте їх Тьютору – після індексації Binom відповідає за ними.
Чи можна використовувати одні документи для кількох Binom?
Так, документом можна поділитися з іншим Binom вашої компанії: як передати документи новому Binom.
Скільки чекати, поки документ почне працювати?
Доки статус не стане "Проіндексовано". Обробка може тривати певний час; як перевірити результат – чому бот відповідає за старими даними.
