Індексація документів: що означають статуси та що робити за помилки – розділ “Документи” в Binom
Індексація документів у Binom – це обробка завантаженого файлу, після якої ШІ-співробітник може шукати в ньому відповіді для клієнтів. Статус у розділі "Документи" показує, чи працює файл: лише документи зі статусом "Проіндексовано" беруть участь у відповідях. За статусу "Помилка" документ потрібно виправити та завантажити знову.
Що означають статуси документа
| Статус у "Документах" | Що відбувається | Що робити |
|---|---|---|
| "Очікування" | Файл отримано й стоїть у черзі на обробку | Зачекати |
| "Обробляється" | Триває індексація: текст видобувається та готується для пошуку | Зачекати, у відповідях документ поки що не бере участі |
| "Проіндексовано" | Документ працює, Binom використовує його у відповідях | Перевірити відповідь у новому діалозі |
| "Помилка" | Документ не оброблено і у відповідях він не бере участі | Розібратися за інструкцією нижче |
Зведення над списком у Документах показує, скільки всього "Джерел", скільки "Помилок індексації", "Обробляється" та "Проіндексовано". Документи з помилкою зібрані в добірці "Потребують уваги" і позначені червоною смугою зліва.
Як знайти документи з помилкою індексації
- Відкрийте Документи.
- Натисніть добірку "Потребують уваги" або виберіть у фільтрі "Стан" значення "Помилка".
- Перед вами всі документи, які Binom не зміг обробити.
Що робити за статусу "Помилка"
Статус "Помилка" ставиться у трьох випадках: формат файлу не підтримується, файл не вдалося обробити або закінчилося місце в сховищі документів. Перевірте їх по порядку.
1. Сховище заповнене
Що бачите: над списком попередження "Ліміт сховища майже досягнуто. Звільніть місце…"
Що зробити: видаліть застарілі або повторювані документи, потім видаліть документ з помилкою і завантажте його знову.
Як зрозуміти, що проблему вирішено: попередження зникло, новий документ отримав статус "Проіндексовано".
2. Формат файлу не підтримується
Що бачите: під час завантаження з'явилося "Цей тип файлу не підтримується" або помилка у файлу з рідкісним розширенням.
Що зробити: збережіть вміст у поширеному форматі, наприклад PDF або DOCX, і завантажте знову.
Як зрозуміти, що проблему вирішено: статус "Проіндексовано".
3. Файл не вдалося обробити
Що зробити: видаліть документ значком "Видалити" і завантажте його ще раз. Якщо помилка повторюється, пересохраніть файл у PDF або DOCX – так виключаються пошкодження вихідного файлу.
Як зрозуміти, що проблему вирішено: статус "Проіндексовано".
Інші повідомлення на сторінці "Документи"
"Помилка завантаження документа"
Файл не дійшов до кабінету. Завантажте його ще раз кнопкою "Завантажити файл"; якщо повториться – напишіть у підтримку (нижче).
"Помилка видалення документа" або "Не вдалося видалити: …"
Найчастіше до документа відкрито спільний доступ для іншого Binom: такі документи не видаляються, а під час масового видалення їх пропускають. Спочатку закрийте доступ – як передавати документи між Binom.
Немає кнопок імпорту з Google Drive
Вони з'являються після підключення в Інтеграції → Google Drive.
Кнопок немає або з'являється "У вас немає прав для керування цим розділом."
Що це означає: додавати, змінювати й видаляти знання можуть лише користувачі з рівнем доступу Власник, Адміністратор або Редактор вибраного Binom. Оператор і Глядач бачать розділ без кнопок змін.
Що зробити: попросіть власника облікового запису надати вам рівень Редактор або вище. Детальніше: рівні доступу в команді.
Як зрозуміти, що проблему вирішено: після оновлення сторінки кнопки додавання стали активними.
Якщо проблема не вирішилася, напишіть на support@binomai.com або в чаті Тьютора "Хочу поговорити з людиною". Вкажіть назву Binom, назву файлу або картки та додайте скриншот повідомлення.
Як ще питають
Чому документ не індексується?
Якщо статус довго "В обробці", обробка ще триває. Якщо "Помилка" – перевірте місце в сховищі та формат файлу за кроками вище, потім завантажте файл у Документи знову.
Документ проіндексовано, а Binom відповідає по-старому. Чому?
Найімовірніше, ви перевіряєте в старому діалозі або в іншому джерелі є суперечливі дані: чому бот відповідає за старими даними.
