Индексация документов: что значат статусы и что делать при ошибке – раздел “Документы” в Binom
Индексация документов в Binom – это обработка загруженного файла, после которой ИИ-сотрудник может искать в нём ответы для клиентов. Статус в разделе "Документы" показывает, работает ли файл: только документы со статусом "Проиндексировано" участвуют в ответах. При статусе "Ошибка" документ нужно исправить и загрузить заново.
Что означают статусы документа
| Статус в "Документах" | Что происходит | Что делать |
|---|---|---|
| "Ожидание" | Файл получен и стоит в очереди на обработку | Подождать |
| "В обработке" | Идёт индексация: текст извлекается и готовится для поиска | Подождать, в ответах документ пока не участвует |
| "Проиндексировано" | Документ работает, Binom использует его в ответах | Проверить ответ в новом диалоге |
| "Ошибка" | Документ не обработан и в ответах не участвует | Разобраться по инструкции ниже |
Сводка над списком в Документах показывает, сколько всего "Источники", сколько "Ошибки индексации", "В обработке" и "Проиндексировано". Документы с ошибкой собраны в подборке "Требуют внимания" и отмечены красной полосой слева.
Как найти документы с ошибкой индексации
- Откройте Документы.
- Нажмите подборку "Требуют внимания" или выберите в фильтре "Состояние" значение "Ошибка".
- Перед вами все документы, которые Binom не смог обработать.
Что делать при статусе "Ошибка"
Статус "Ошибка" ставится в трёх случаях: формат файла не поддерживается, файл не удалось обработать или закончилось место в хранилище документов. Проверьте их по порядку.
1. Хранилище заполнено
Что видите: над списком предупреждение "Лимит хранилища почти достигнут. Освободите место…"
Что сделать: удалите устаревшие или повторяющиеся документы, затем удалите документ с ошибкой и загрузите его снова.
Как понять, что решено: предупреждение исчезло, новый документ дошёл до статуса "Проиндексировано".
2. Формат файла не поддерживается
Что видите: при загрузке появилось "Этот тип файла не поддерживается" или ошибка у файла с редким расширением.
Что сделать: сохраните содержимое в распространённом формате, например PDF или DOCX, и загрузите заново.
Как понять, что решено: статус "Проиндексировано".
3. Файл не удалось обработать
Что сделать: удалите документ значком "Удалить" и загрузите его ещё раз. Если ошибка повторяется, пересохраните файл в PDF или DOCX – так исключаются повреждения исходного файла.
Как понять, что решено: статус "Проиндексировано".
Другие сообщения на странице "Документы"
"Ошибка загрузки документа"
Файл не дошёл до кабинета. Загрузите его ещё раз кнопкой "Загрузить файл"; при повторе – напишите в поддержку (ниже).
"Ошибка удаления документа" или "Не удалось удалить: …"
Чаще всего к документу открыт общий доступ для другого Binom: такие документы не удаляются, при массовом удалении они пропускаются. Сначала закройте доступ – как передавать документы между Binom.
Нет кнопок импорта из Google Drive
Они появляются после подключения в Интеграции → Google Drive.
Кнопок нет или появляется "У вас нет прав для управления этим разделом."
Что это значит: добавлять, менять и удалять знания могут только пользователи с уровнем доступа Владелец, Администратор или Редактор выбранного Binom. Оператор и Зритель видят раздел без кнопок изменения.
Что сделать: попросите владельца аккаунта выдать вам уровень Редактор или выше. Подробнее: уровни доступа в команде.
Как понять, что решено: после обновления страницы кнопки добавления стали активными.
Если проблема не решилась, напишите на support@binomai.com или в чате Тьютора "Хочу поговорить с человеком". Укажите название Binom, название файла или карточки и приложите скриншот сообщения.
Как ещё спрашивают
Почему документ не индексируется?
Если статус долго "В обработке", обработка ещё идёт. Если "Ошибка" – проверьте место в хранилище и формат файла по шагам выше, затем загрузите файл в Документы заново.
Документ проиндексирован, а Binom отвечает по-старому. Почему?
Скорее всего, вы проверяете в старом диалоге или в другом источнике есть противоречащие данные: почему бот отвечает по старым данным.
