Как создать базу знаний для чат-бота из своих документов – раздел “Документы” в Binom
База знаний для чат-бота в Binom – это раздел "Документы": сюда вы загружаете регламенты, прайсы, инструкции и описания услуг, а Binom отвечает клиентам на их основе, а не "из головы". Клиент получает точный ответ по вашим правилам в любое время, а вы не пишете сценарии вручную. Документы добавляются на странице "Документы", через диалог с Тьютором или импортом из Google Drive.
Какими способами загрузить документы в ИИ
| Способ | Где | Когда удобно |
|---|---|---|
| Загрузка файла | Документы → "Загрузить файл" | Есть готовые файлы на компьютере |
| Диалог с Тьютором | Тьютор → прикрепить файл к сообщению | Хотите сразу объяснить, что в файле главное и как его применять |
| Google Drive | Документы → "Импортировать файлы Google Drive" или "Импортировать папку Google Drive" | Материалы хранятся в облаке и регулярно меняются |
| Notion | Интеграции → Notion | База знаний компании ведётся в Notion |
Тьютор – встроенный наставник Binom: в диалоге с ним вы рассказываете о компании и передаёте материалы, а он превращает их в знания для вашего ИИ-сотрудника.
Как загрузить документ на странице "Документы"
- Откройте Документы в левом меню кабинета.
- Нажмите "Загрузить файл" и выберите файл. За один раз загружается один файл.
- Появится сообщение "Документ успешно загружен", а файл – в списке со статусом "Ожидание" или "В обработке".
- Дождитесь статуса "Проиндексировано": с этого момента Binom использует документ в ответах. Над списком в это время показывается подсказка "Обработка загруженных документов может занимать некоторое время."
Подходят обычные рабочие файлы, например PDF и DOCX: специально переписывать тексты не нужно (подробнее – нужно ли готовить тексты для обучения). Если формат не поддерживается, появится "Этот тип файла не поддерживается".
Как передать файлы через Тьютора
- Откройте Тьютор.
- Прикрепите файл кнопкой "Прикрепить файл" у поля ввода или перетащите файлы в окно чата. Подходят PDF, DOC, DOCX, TXT и изображения JPG, PNG, GIF размером до 30 МБ.
- Напишите, что это за материал и как его использовать: например, "Это прайс на услуги с 1 октября, старые цены больше не действуют".
- Тьютор сообщит "Прикреплено файлов: …". Если файл не подошёл по формату или размеру, появится "Пропущено … файлов: неподдерживаемый формат или слишком большой размер."
Как импортировать документы из Google Drive
Кнопки "Импортировать файлы Google Drive" и "Импортировать папку Google Drive" появляются на странице Документы после подключения аккаунта в Интеграции → Google Drive. Выбранные файлы и папки обновляются автоматически каждые 15 минут. Если подключения нет, подсказка у кнопки сообщит: "Подключите Google Drive в разделе Интеграции, чтобы использовать импорт документов."
Документ или карточка: что выбрать
Документы – основной объём знаний: регламенты, каталоги, инструкции. Если же нужно закрепить один точный факт, который важнее всего, что написано в файлах (например, "Директора зовут Лида", хотя в старых документах упоминаются другие имена), создайте карточку знаний. Карточка – приоритетное знание: при противоречии с документом Binom опирается на неё.
Как проверить, что Binom использует документ
- Убедитесь, что у документа статус "Проиндексировано".
- Откройте новый диалог, например в режиме инкогнито. В уже открытых диалогах проверять не нужно – так советует сам кабинет.
- Задайте вопрос, ответ на который есть только в этом документе.
Если ответ старый, смотрите почему бот отвечает по старым данным. Полная проверка перед запуском – как протестировать ИИ-сотрудника.
Как удалить или найти документ
В Документах есть поиск "Поиск по названию", фильтры "Тип" и "Состояние" и подборки "Все", "Требуют внимания", "В обработке", "Мои". Чтобы удалить документ, нажмите значок "Удалить" в его строке и подтвердите. Несколько документов удаляются галочками и кнопкой "Удалить выбранные". Документ, которым вы поделились с другим Binom, удалить нельзя, пока доступ открыт.
Возможные проблемы
Статус "Ошибка" у документа
Разбор причин и решений – статусы индексации документов и ошибки.
"Лимит хранилища почти достигнут…"
Что проверить: предупреждение появляется, когда занято 90% места для документов; при полном заполнении кнопка "Загрузить файл" становится неактивной.
Что сделать: удалите устаревшие или повторяющиеся документы.
Как понять, что решено: предупреждение исчезло, кнопка "Загрузить файл" активна.
Кнопок нет или появляется "У вас нет прав для управления этим разделом."
Что это значит: добавлять, менять и удалять знания могут только пользователи с уровнем доступа Владелец, Администратор или Редактор выбранного Binom. Оператор и Зритель видят раздел без кнопок изменения.
Что сделать: попросите владельца аккаунта выдать вам уровень Редактор или выше. Подробнее: уровни доступа в команде.
Как понять, что решено: после обновления страницы кнопки добавления стали активными.
Если проблема не решилась, напишите на support@binomai.com или в чате Тьютора "Хочу поговорить с человеком". Укажите название Binom, название файла или карточки и приложите скриншот сообщения.
Как ещё спрашивают
Можно ли обучить чат-бота на своих документах?
Да. Загрузите файлы в Документы или передайте их Тьютору – после индексации Binom отвечает по ним.
Можно ли использовать одни документы для нескольких Binom?
Да, документом можно поделиться с другим Binom вашей компании: как передать документы новому Binom.
Сколько ждать, пока документ начнёт работать?
Пока статус не станет "Проиндексировано". Обработка может занимать некоторое время; как проверить результат – почему бот отвечает по старым данным.
